What Information Should Be Included In An Incident Report? Meeting Kit – Spanish
QUÉ ESTÁ EN RIESGO
Cuando pensamos en lo que debe incluir un informe de incidente, en realidad se reduce a cómo nos protegemos unos a otros. Si un informe no está completo o no contiene todos los detalles correctos, prácticamente arruina nuestras posibilidades de averiguar lo que realmente sucedió. Verás, sin esos datos precisos (quién, qué, dónde, cuándo y, sobre todo, cómo y por qué), probablemente pasaremos por alto las verdaderas razones por las que se produjo el incidente. Eso significa que acabaremos aplicando soluciones rápidas que no resuelven nada, dejando que el problema real siga acechando.
CUÁL ES EL PELIGRO
Cuando la información de un informe de incidentes no es completa o precisa, el peligro es bastante significativo. Es como intentar resolver un rompecabezas al que le faltan la mitad de las piezas.
Investigaciones Defectuosas y Causas Fundamentales Ignoradas
El peligro más inmediato es que, sin detalles exhaustivos y precisos, nuestras investigaciones se vuelven defectuosas. Es como intentar encontrar la causa de un problema cuando solo se conoce una parte de la historia. Si no obtenemos una visión completa de quién, qué, dónde, cuándo y, sobre todo, cómo y por qué ocurrió algo, es probable que interpretemos mal la situación. Esto significa que pasaremos por alto las razones reales y subyacentes del incidente, lo que nos llevará a abordar los síntomas en lugar de la causa real.
Soluciones Ineficaces e Incidentes Recurrentes
Esto conduce directamente a otro gran peligro: las soluciones ineficaces. Si hemos identificado erróneamente el problema porque nuestra información era incompleta, cualquier solución que implementemos no funcionará realmente. Podríamos dedicar tiempo y recursos a soluciones que no abordan el peligro real. Esto deja las mismas condiciones o prácticas inseguras, lo que hace mucho más probable que se repita el mismo incidente, o incluso uno más grave. Es un ciclo continuo de riesgo porque no estamos aprendiendo de manera eficaz.
COMO PROTEGERSE
Para protegerte realmente a ti mismo y a los demás en lo que respecta a la información incluida en un informe de incidente, tu participación activa y tu minuciosidad son increíblemente importantes. Tu informe claro y preciso es un escudo directo contra daños futuros.
Recopila los Detalles Inmediatamente
El primer paso para protegerte a ti mismo y a los demás es recopilar los detalles del incidente tan pronto como sea seguro hacerlo. Nuestros recuerdos se desvanecen rápidamente y se pueden perder detalles cruciales. Si has estado involucrado o has sido testigo de un incidente, intenta recordar mentalmente (o incluso anotar brevemente) la secuencia de los hechos, las horas, los lugares y las partes involucradas de inmediato. Esta recopilación inmediata de información fresca garantiza que tu informe sea lo más preciso posible.
Se Específico y Objetivo
Cuando rellene un informe, protéjase siendo específico y objetivo. Describa exactamente lo que vio o experimentó, utilizando un lenguaje objetivo. En lugar de decir «el suelo estaba mal», especifique «el suelo estaba mojado cerca de la máquina A, lo que creaba un riesgo de resbalón». Céntrese en los hechos observables, las medidas si es posible y las acciones o condiciones precisas que condujeron al suceso. Esta claridad no deja lugar a malinterpretaciones.
Incluye todas las Categorías Pertinentes
Para garantizar que su informe sea completo, asegúrese de incluir información de todas las categorías pertinentes. Piense en las preguntas clave: ¿Quién estuvo involucrado o lo presenció? ¿Qué ocurrió exactamente? ¿Dónde ocurrió (sea preciso)? ¿Cuándo ocurrió (fecha y hora)? ¿Cómo se desarrolló? Y si tiene alguna idea, ¿por qué cree que pudo haber ocurrido? Cubrir estos puntos garantiza una visión completa para los investigadores.
Documente los Factores Contribuyentes
Protéjete documentando cualquier factor contribuyente que hayas observado. Esto va más allá de lo que ocurrió y se centra en por qué pudo haber ocurrido. ¿Falló el equipo? ¿La iluminación era deficiente? ¿No se siguió un procedimiento? ¿Hubo distracciones? Identificar estos factores, aunque parezcan menores, ayuda a los investigadores a descubrir las causas fundamentales, lo cual es esencial para evitar que se repita.
No Especules, Solo Informa
Es fundamental para tu protección y la integridad de la investigación que no especules ni culpes a nadie en tu informe. Cíñete a los hechos y a tus observaciones. Si no sabes por qué ocurrió algo, simplemente dilo. Tu función es proporcionar información precisa sobre el suceso en sí, no determinar quién tiene la culpa. Deja que el proceso de investigación se encargue del análisis de las causas.
CONCLUSIÓN
El verdadero poder de un informe de incidentes no reside solo en el hecho de que se presente, sino en que sea completo y preciso. Cada detalle que proporcione es una pieza crucial del rompecabezas que nos ayuda a comprender realmente qué ha fallado y cómo solucionarlo.